Nieuwsbrief april 2020 – Duurzaam en wendbaar HR-beleid in balans met cliëntgerichtheid

16 april 2020

Juiste handen, juiste moment

Het voorjaar van 2020 wordt gekenmerkt door de strikte en grootschalige maatregelen naar aanleiding van het Corona-virus. Zorgvoorzieningen zijn plots genoodzaakt om hun werking anders te organiseren en met de nodige creativiteit de kwaliteit van zorg- en dienstverlening te waarborgen.

Het zorgen dient op een andere manier georganiseerd te worden. Handelingen die vroeger met groot vertrouwen en kennis van zaken werden uitgevoerd, dienen nu stap voor stap overwogen te worden. Daarnaast heerst ook meer de angst om fouten te maken of belangrijke stappen over te slaan. De angst zit voornamelijk in de gevolgen ervan. Dit alles zorgt voor een hogere werkdruk voor heel de organisatie en zodoende niet enkel op de (zorg)afdelingen.

Bewustwording van variabelen

Binnen de zorgsector worstelt men ruim enige tijd met een aantal evoluties/uitdagingen. Het is voornamelijk een kwestie van balansen zoeken. Tijdens onze organisatie-audits merken we regelmatig op dat organisaties willen evolueren, maar daarbij te sterk focussen op 1 punt. Een organisatie leiden is zoals koorddansen. De opvallendste en zichtbare variabelen hier zijn uiteraard het koord en de strakheid waarop het aangespannen is. Toch zijn er nog heel wat andere meer onzichtbare variabelen die een rol spelen zoals bv. De omgeving (binnen, buiten, wind, …), groepsdruk (publiek), capaciteiten van de persoon die de koord overloopt en dergelijke meer. Het valt al gauw op dat een aantal van deze zaken ook van toepassing zijn voor zorgorganisaties, op het personeel, de manier van leidinggeven en de bewoners.

Probis vertrekt steeds van het in kaart brengen van deze variabelen. Een groot deel van de variabelen zijn van toepassing op de gehele sector. Denk dan maar aan bv. de bewoners en hun zorgzwaarte. Dit kan in kaart gebracht worden door de Katz-score, binnenkort de BelRAI-schaal, die voor iedere organisatie uniform is.

Andere variabelen zijn de beschikbaarheid van het personeel en de inzet ervan. Zorgorganisaties houden vaak wel rekening met hun beschikbaarheid en focussen hier op het maximaliseren ervan. MAAR vergeten daarbij dat de manier waarop men de beschikbare uren inzet vaak de grootste drempel en bepalende schakel is binnen het (ervaren en werkelijk) werkvolume.

Binnen de beschikbaarheid van het personeel merken we op dat organisaties reeds de oefening maken tussen bruto (contractuele) en netto (effectief inplanbare) beschikbaarheid. Toch zijn hier grote verschillen waarneembaar in de parameters die men in rekening brengt. Denk dan aan kortdurend en langdurig ziekteverzuim, allerlei thematische verloven, eindeloopbaan, overuren, eventuele organisatie-specifieke dagen vb. sportdag/teambuilding, … Wat neem je wel en wat neem je niet mee? Werk je best met gemiddelde waarden of op detailniveau per personeelslid?

De vuistregel hier is, bekijk dit afhankelijk van wat je met het resultaat wil doen. Het meest correct zijn gegevens op detailniveau. Deze kunnen de basis vormen voor een veranderingsproces. Wil je enkel een grove inschatting maken dan kan je werken met gemiddelde waarden.

Interne en externe balansen

Organisaties evolueren, maar ook de medewerker evolueert. De medewerker anno 2020 hecht steeds meer belang aan afstemming op zijn/haar wensen en de mogelijkheden binnen de organisatie. De belangrijkste zaken vormen de uurroosters en de shiften, flexibele contracten, omgaan met thematische verloven, … Kortom de wijze waarop het personeel wordt ingezet. Een organisatie die wendbaar is, rekening houdend met de wensen van het personeel. Geen evidentie! Iedere organisatie vertrekt vanuit een vast kader waarbinnen men werkt, omdat dit de werkbaarheid moet garanderen. Maar is dit ook het geval? Kunnen organisaties wendbaarder zijn en zodoende minder rigide structuren vooropstellen?

Organisaties zijn steeds op zoek naar balansen. Balansen tussen:

  • Organisatie – medewerker
  • Leidinggevenden – organisatie
  • Medewerkers – Leidinggevenden
  • Leidinggevenden – bewoners
  • Medewerkers – bewoners

Hierbij is het belangrijk om tevens rekening te houden met evoluties zoals werk-privé, zorggraad bewoners, palliatieve en psychische parameters, draagkracht van de medewerkers, verwachtingen van de organisatie naar de medewerkers en van de bewoners/familie naar de medewerkers en de organisatie, …

Opnieuw zeer veel variabelen waar men als organisatie het evenwicht in moet vinden.

Schaarste van de arbeidsmarkt

Een andere uitdaging die we vaak opmerken is de schaarste van voldoende gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt. Organisaties worden net als de medewerkers kieskeurig, maar dienen in tijden van nood aan te werven wat zich aanbiedt. Is dit waar we met ze zorg naartoe willen?

De voornaamste uitdagingen hier zijn:

  • Beperkte beschikbaarheid zorgpersoneel
  • Onvoldoende capaciteiten en competenties
  • Wijzigingen in mindset zorgpersoneel
  • Financiële discriminatie/afstraffing door
    • VSB: erkenningsnormen en financieringsnormen worden niet langer behaald
    • IFIC: functieclassificatiesysteem private sector

Zorgorganisaties staan hier steeds vaker onder druk. Als organisatie voelt u zich geneigd tot aanpassingen om de schaarse zorgkwalificaties te kunnen aanwerven en/of te behouden in uw voorziening. Veranderingen doorvoeren is één ding, maar zijn deze doordacht, op lange termijn bekeken en hoe wordt ermee omgegaan?

De nieuwe generatie senioren

Wat we als organisatie zeker niet mogen vergeten is dat onze bewoners behoren tot de nieuwe generatie senioren. Ook hier zien we een duidelijke evolutie naar behoeften en wensen en dit niet alleen op zorgvlak.

Zo is de nieuwe senior een trotse senior, men wil wel oud worden, maar zeker niet oud zijn. Wat we aanvoelen is dat deze senioren regie wensen over hun eigen leven, ze zijn hoger opgeleid, mondiger en strijdlustiger. Ze zijn langer zelfredzaam en mobiel. Ze hebben zodoende andere wensen, verwachtingen en zorgnoden dan voorheen.

Allemaal factoren waar ook wij rekening mee moeten houden.

Het belang van monitoren en opvolging

Binnen Probis werken we al jaren met de zo gekende werkvolumemeter. Ook deze meter heeft een evolutie doorgemaakt en is verder uitgewerkt op maat van de maatschappelijke evoluties.

De werkvolumemeter was meestal het vervolg op een doorgedreven organisatie-audit. Organisaties konden o.b.v. de werkvolumemeter hun organisatie verder opvolgen. Monitoring is niet enkel van belang na een audit. Monitoring is op eender welk moment van belang. Zoals reeds gezegd is het meer de uitdaging naar wat je monitort, hoeveel je monitort en hoe je dit doet. Zorg daarbij dat je zoveel als mogelijk de verschillende balansen en variabelen kan meenemen. Denk terug aan het koorddansen.

Een belangrijk element vormt hier dat wat je monitort je ook begrijpt en er iets mee kan doen. Meten is weten, maar deze regel gaat niet altijd op. Zorg dat je niet verdrinkt in de vele zaken die je meet. Beperk je liever tot een klein aantal parameters die je helpen je organisatie te verbeteren, dan een overload waar je als organisatie niet weet waar eerst te beginnen of hoe de resultaten zich verhouden tot elkaar of verbonden zijn. Creëer zodoende orde in de chaos.

Partnerplan Pro HR

Met Partnerplan Pro HR ontwikkelden wij een handige werkvolumetool die op élk moment het actuele werkvolume in uw organisatie toetst aan de effectieve personeelsbezetting op de verschillende afdelingen. Zo kunt u op elk moment uw organisatie en uw personeelsbezetting bijsturen op basis van de noden en behoeften op de werkvloer.

Daarnaast wordt via een gebruiksvriendelijke webapplicatie monitoring en bijsturing gekoppeld aan periodiek advies van onze ervaren medewerkers.

PartnerPlan Pro HR is als dienstverlening dus gelijkaardig aan het intussen gerenommeerde PartnerPlan Pro Fin, het beheerssysteem voor de Vlaamse Sociale Bescherming (VSB)-financiering van woonzorgcentra.

Lees hier alles over Partnerplan Pro HR.

Indien u hier meer informatie rond wenst, aarzel niet om ons te contacteren via info@probis.be of 014 58 58 00. We helpen u graag verder.