Probis Consult

Amate vzw & Probis Group: ‘Niet wachten op de BelRAI-verplichting, maar kwaliteitsvol voorbereiden.’

5 maart 2021

Op bezoek bij Melissa Vermylen (Amate vzw) & Kristof Vermeiren (Probis Group)

Kristof en Melissa bij Het Gouden Anker

 

Het Antwerpse Amate vzw laat er geen twijfel over bestaan: hier primeert het welzijn van de bewoners. 6 woonzorgcampussen bouwen dagelijks aan een warme, veilige en comfortabele omgeving. Om die standaard te behouden is er gerichte innovatie zoals BelRAI/Pyxicare. En enthousiaste trekkers om die uit te rollen, zoals stafmedewerker kwaliteit Melissa Vermylen. Of Kristof Vermeiren, senior adviseur bij coachingpartner Probis Group, die 30 jaar ervaring opbouwde in de zorg-, welzijns- en overheidsdiensten.

 

Overheidsdeadline en eigen overtuiging

Wonen, leven en genieten zonder zorgen: ‘Dat is onze missie’, zegt Melissa. ‘En dat betekent dat we onze bewoners heel goed moeten kennen, vandaar BelRAI/Pyxicare. Het instrument geeft ons het systematisch totaalplaatje van wie ze zijn. Medisch, maar ook psychologisch.’ De Smart Care-events van Pyxicare brachten BelRAI weer op de agenda: ‘Ik vond het belangrijk om ons hierop voor te bereiden voordat het een verplicht verhaal wordt. Ook omdat we overtuigd zijn van de kwaliteitsmeerwaarde.

1 woonzorgcampus is nu aan de slag, deze maand starten nog 2 huizen: ‘In 2022 volgen de overige huizen. We nemen de eerste ervaringen ook mee, zodat de implementatie nog vlotter gaat.’ Kristof: ‘Amate vzw was al klant van Partnerplan, onze financiële tool die we al bij zo’n 300 woonzorgcentra installeerden. Het is belangrijk hoe jullie begonnen met het BelRAI-pilootproject: rustig, op tijd en op een kwaliteitsvolle manier. Er zal altijd een groep woonzorgcentra zijn die wacht tot de verplichting. En dat is jammer. Want dan moeten ze het halsoverkop invoeren en krijgen ze hun mensen veel minder mee.’

Constructief coachingparcours

Melissa vond de eerste bijeenkomst een kantelmoment: ‘Directie en leidinggevenden kwamen samen, alles verliep bijzonder enthousiast, we maakten echt een goede start. Dat is ook Probis’ verdienste, omdat ze alles duidelijk en rustig uitlegden. Tegelijk moet je op zo’n moment erkennen dat er in het begin meer werk zal zijn. Maar ik voel het nog steeds door het hele opleidingsparcours: de voordelen worden opgemerkt, de positieve verhalen worden verteld. Dat maakt het eenvoudiger om iedereen mee te krijgen.’

 

Kristof knikt: ‘Ik vond het opvallend hoe dat enthousiasme er meteen was en er nog altijd is. Andere klanten tonen ook enthousiasme, maar daar heb je mensen die achterblijven of minder interesse hebben. Misschien is het piloothuis hier wat kleiner? Of is het omdat de organisatie heel bewust kiest?’ Melissa knikt op haar beurt: ‘We nemen de tijd om op te leiden, mensen hun weg te laten vinden. Dat duurt een paar maanden, vanaf dan zijn ze vertrokken. Probis coacht op ons eigen tempo en dat is goed, dat is nodig. Niet alleen tijdens de 4 opleidingssessies, ook de begeleiding tussendoor, ik kan ze altijd bellen. Een externe partij heeft sowieso meer cachet, meer impact.’

Intensieve uitrol, traject op maat

Kristof gelooft in laagdrempeligheid: ‘Je mag fouten maken, het zal aanvankelijk niet helemaal duidelijk zijn, die eerste bewonersbespreking zal langer duren. Maar dat blijft niet duren: je krijgt het in de vingers en doet het stelselmatig sneller. Bovendien kan je de inspanningen onderling verdelen, door de belangrijke vragen aan de meest betrokken disciplines toe te wijzen. Als je gewoon eerlijk bent tegen de mensen heb je de helft van hun krediet gewonnen. De ervaring leerde me ook dat je best veel afwisselt, van theorie naar praktijk en terug, zodat ze goed bij de les blijven. ’

Melissa: ‘In het piloothuis gingen we ineens voor 3 afdelingen, omdat de kinesisten en ergotherapeuten overkoepelend werken. Ook al focussen ze op de bewoners van hun afdelingen, ze voelen zich echt een team. Alle betrokken profielen volgden het opleidingstraject, van leidinggevenden tot animatoren. Als we dit tempo aanhouden hebben we op 1 jaar alle bewoners ingeschaald en besproken.’ Kristof: ‘Soms krijgen we de vraag om een paar man van alle afdelingen op te leiden, maar dat is te weinig om het duurzaam uit te rollen. Het traject gebeurt altijd op maat van de organisatie. Hoe willen zij het zorgplan en de besprekingen aanpakken? Hoe passen ze het zorgdossier aan? Wij zorgen voor ondersteuning, geven leidraad en tips, de rest is aan hen.’

Open attitude, positieve uitkomst

Melissa heeft een missie als kwaliteitstrekker: ‘Positief uitstralen waar we heen willen, oog hebben voor wat minder loopt en daarmee direct aan de slag. We hebben 2 mensen gefilmd in ons piloothuis: hun bevindingen en suggesties toon ik in onze volgende woonzorgcampus. Een voorbeeld? Wel: de opluchting bij veel zorgkundigen dat ze nu een bewoner helemaal bespreken. Vroeger wilden we zoveel mogelijk bewoners bespreken en kwamen vooral de problemen aan bod. Nu horen we meer vragen als ‘wat kunnen we samen doen’, ‘hoe gaat het met die bewoner’…’

De zorgkundigen gaan nu regelmatig met hem wandelen, weg fixatie!

Melissa Vermylen

Kristof beaamt: ‘Vroeger vielen zorgkundigen uit de boot als het ging om zorgdossiers, zorgplannen en overlegmomenten. Nu worden ze betrokken en eigenlijk opgewaardeerd in hun functie, wat heel positief uitdraait. Ze leren ook meer van elkaar, in plaats van 3 verschillende bewonersbesprekingen op 3 verschillende afdelingen. Daardoor evolueren ze naar een meer uniforme samenwerking.’ Melissa: ‘Mensen die al jaren in hun routine zitten willen plots inschalen en vragen opleiding. Dus ga ik die geven. Ze worden wakker geschud en merken dat er andere MDO-methodes bestaan. Het samenverhaal domineert, de structurele onderlinge afspraken van de verschillende disciplines waren er vroeger niet.’

Meer samenwerking, meer efficiëntie

BelRAI/Pyxicare leidt tot efficiëntie, zegt Kristof: ‘Vaak zien we bewonersbesprekingen van 2 à 3 uur waar amper iets uitkomt. Nu krijgen de verschillende disciplines de resultaten op voorhand te zien, zodat men kan kiezen wat het zorgplan haalt. Daardoor gebeurt het overleg veel korter en efficiënter. Je houdt je als organisatie meer bezig met de actiepunten die van waarde zijn voor de bewoner, dan uren tijd verspillen aan nutteloze en frustrerende dingen. Voor iedereen. Vroeger was het soms nattevingerwerk, nu is het evidence based.’

Iedereen gaat op termijn met BelRAI werken, ook de thuiszorg en de ziekenhuizen

Melissa: ‘Vertel ik je de anekdote van de maand? Een bewoner kwam van het ziekenhuis maar kon niet meer stappen, hij was zo angstig dat hij altijd gefixeerd werd. Dankzij het systeem had de kinesist dat besproken en kwam er een soort klik: samen zochten ze om de angst weg te nemen. Bleek dat de bewoner niet wist hoe hij overeind moest komen en de rollator vasthouden. Maar eens hij de rollator vast had was hij vertrokken. De zorgkundigen gaan nu regelmatig met hem wandelen, weg fixatie! Maar dat is niet alles: hij eet weer graag, komt supervrolijk in de living…’

Straks verplicht, nu al resultaat

De BelRAI-verplichting komt intussen dichtbij. Kristof ziet daar verwante uitdagingen: ‘De KATZ-schaal wordt nog een tijdje dubbel gebruikt, tot de financiering samenvalt met BelRAI. De MMSE-schaal zal verdwijnen, want een invulsessie berekent automatisch een tiental schalen, waaronder de gelijkwaardige CPS2-schaal. Bovendien kunnen andere schalen aan de kant, wat opnieuw werk zal besparen. Alle woonzorgcentra die we al begeleidden willen de resultaten in de elektronische zorgdossiers, maar die zijn vaak nog niet aangepast. Daardoor moeten ze improviseren, hoewel het in de praktijk meevalt. Nu ja, de zorgdossiers zullen wel volgen: iedereen gaat op termijn met BelRAI werken, ook de thuiszorg en de ziekenhuizen.’

Melissa merkt alvast verrassende resultaten zoals onderbelichte problemen: ‘Een bewoner scoorde hoog op de depressieschaal: dat was een alarmbel voor een diepgaander gesprek. Bleek dat hij niks meer kon drinken in de cafetaria door corona, omdat de flatbewoners hier al kwamen voor maaltijden. Maar waarom niet de cafetaria openen voor een paar bewoners, uiteraard niet voor bezoek? Dus dokterden we een heel plan uit, ook omdat we de afdelingen niet mogen mixen. De man heeft weer iets om naar uit te kijken. Dat maakt het veel draaglijker, ook voor de medewerkers, want het is positieve energie. Ze kunnen hem iets geven wat hij graag doet. Een goede communicatie maakt het verschil, ook naar bewoners en familie, vanaf het begin.’